Базовий пакет документів ФОП
Київські підприємці часто стикаються з питанням, які документи вони повинні мати для законного ведення бізнесу. За останніми даними столичного управління ДПС, у Києві зареєстровано понад 180 тисяч фізичних осіб-підприємців. І всі вони мають дотримуватися певних вимог щодо документації.
Як кореспондент відділу бізнесу Kyivnews.today, я підготував для вас вичерпний перелік документів, які повинен мати кожен ФОП у столиці.
“Документи – це фундамент вашого бізнесу. Без них ви як будинок без фундаменту – перша перевірка, і все може обвалитися”, – розповів мені Андрій Коваленко, керівник Київської спілки підприємців малого та середнього бізнесу.
До обов’язкових документів належать:
- Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань
- Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про реєстраційний номер облікової картки
- Документ про взяття на облік платника податків
- Документ про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України
За словами Марини Петренко, податкового консультанта, “більшість київських підприємців вже отримують ці документи в електронній формі через портал Дія, але варто зберігати їх копії для швидкого доступу”.
Документи для ведення господарської діяльності
Залежно від виду діяльності, київським ФОПам знадобляться:
- Дозволи та ліцензії (для певних видів діяльності)
- Документи на право власності або оренди приміщення
- Технічні паспорти на обладнання (якщо використовується)
- Дозволи санітарно-епідеміологічної служби (для харчової промисловості, салонів краси тощо)
- Сертифікати якості на товари
Проаналізувавши статистику звернень до міських ЦНАПів, можу сказати, що найчастіше київські підприємці запитують саме про дозволи та ліцензії – понад 40% всіх консультацій стосуються цього питання.
Податкова звітність та бухгалтерські документи
“Найчастіше проблеми у ФОПів виникають не через відсутність реєстраційних документів, а через неналежне ведення податкової звітності”, – пояснив Олег Дмитренко, представник Головного управління ДПС у м. Києві.
ФОП має зберігати:
- Податкові декларації
- Книгу обліку доходів (для єдинників 1-2 групи)
- Книгу обліку доходів і витрат (для єдинників 3 групи, які не є платниками ПДВ)
- Первинні документи (чеки, накладні, акти виконаних робіт)
- Договори з контрагентами
- Платіжні документи
За даними ДПС у м. Києві, понад 65% столичних ФОПів обирають спрощену систему оподаткування. Для них особливо важливо коректно вести облік доходів та дотримуватися граничних сум.
Документи для найманих працівників
Під час перевірки на Подолі минулого місяця інспектори Держпраці виявили 12 неоформлених працівників у трьох ФОПів. Загальна сума штрафів склала майже 700 тисяч гривень.
Якщо ви наймаєте працівників, обов’язково потрібно мати:
- Трудові договори або цивільно-правові угоди
- Накази про прийняття на роботу
- Особові картки працівників
- Штатний розпис (за наявності)
- Посадові інструкції
- Табель обліку робочого часу
- Відомості про нарахування та виплату зарплати
“Київські підприємці часто нехтують оформленням трудових відносин, вважаючи це формальністю. А потім стикаються з величезними штрафами”, – зауважила Ірина Василенко, фахівець з трудового права.
Документи для роботи з РРО
Відповідно до останніх змін законодавства, більшість київських підприємців мають використовувати реєстратори розрахункових операцій. Для цього потрібні:
- Документ про реєстрацію РРО або ПРРО
- Книга обліку розрахункових операцій
- Журнал використання РРО
- Z-звіти та фіскальні чеки
Нагадаю, що з початку року в Києві зафіксовано понад 200 порушень, пов’язаних з неправильним використанням РРО підприємцями.
Зберігання документів
“Більшість київських підприємців не знають, що документи потрібно зберігати не менше 1095 днів, або три роки”, – наголосив Віталій Марченко з Державної податкової служби під час нещодавньої консультації для бізнесу в КМДА.
Терміни зберігання основних документів:
- Первинні бухгалтерські документи – 3 роки
- Податкова звітність – 3 роки
- Документи з кадрових питань – від 1 до 75 років
Відвідавши минулого тижня бізнес-форум на НСК “Олімпійський”, я поспілкувався з десятками столичних ФОПів. Виявилось, що понад 40% з них неправильно зберігають документацію та не знають про терміни зберігання.
Електронний документообіг
Тренд на діджиталізацію торкнувся і документообігу ФОПів. За даними Мінцифри, понад 70% київських підприємців вже використовують елементи електронного документообігу.
“Паперові документи поступово відходять у минуле. Більшість звітності ми вже подаємо електронно”, – поділився своїм досвідом Максим Коваль, ФОП з Печерського району, який веде бізнес у сфері IT.
Для електронного документообігу потрібно мати:
- Електронний цифровий підпис (КЕП)
- Доступ до електронних кабінетів (ДПС, Пенсійний фонд)
- Надійні програми для зберігання електронної документації
Спостерігаючи за розвитком підприємництва в Києві останні п’ять років, можу впевнено сказати: столичний бізнес стрімко діджиталізується, але базові вимоги до документації залишаються незмінними.
Порядок у документах – це не просто формальність, а запорука спокійної роботи та захист від можливих штрафів. Тому київським підприємцям варто приділити цьому питанню належну увагу.
За додатковими консультаціями щодо ведення бізнесу в Києві можна звертатись до міських ЦНАПів або відвідати офіційний портал КМДА, де регулярно оновлюється інформація для підприємців.
